Maîtriser son temps de travail pour mieux calculer ses tarifs

Je suis sûre que tu es aussi impatiente que moi d’aborder sur ce blog une question cruciale, du genre de celle qui te crée des nœuds au cerveau la nuit : comment calculer ses (p****** de) tarifs… Mais en posant toutes mes idées sur le papier, je me suis rendu compte qu’il y avait 2-3 choses à mettre à plat avant de rentrer dans le cœur du sujet. Et c’est notamment le cas de la question du temps de travail.

La plupart des indépendantes que j’ai rencontrées divisent leur temps en 2 : d’un côté le temps qu’elles passent en mission, et de l’autre tout le reste. C’est vrai que c’est un réflexe assez logique, vu que seul le temps passé en mission est facturé au client.

Sauf que si on réfléchit bien, c’est nettement plus compliqué que ça. Il y a de nombreuses choses qui ne sont pas facturables, et qui sont pourtant indispensables pour faire tourner ton business :

• côté commercial : prospection, recherche de nouveaux clients…
• côté marketing : création et enrichissement du portfolio, animation d’un compte Instagram, conception d’un site web…
• côté logistique : déplacements, achats de matériel et de fournitures…
• côté administratif : facturation, relance des impayés, déclarations URSSAF…

Bon ce ne sont évidemment que des exemples. Peut-être que tu ne te reconnais pas dans tous ces points, ou que tu en verrais d’autres à rajouter. Mais au moins tu vois l’idée : il y a le travail “visible”, celui que tu passes directement en mission, et le travail “invisible”, qui rend justement les missions possibles. Et les deux comptent !

Au final si l’on cumule le temps passé en mission plus tout le reste, le total est loin d’être négligeable. On estime couramment que 50% du temps de travail d’un indépendant (tous métiers confondus) n’est pas facturé. Cela explique que les indépendants travaillent en moyenne beaucoup plus que les salariés, jusqu’à 25% de plus à l’année (source : DARES, 2023).

Bien sûr, ce chiffre n’est qu’une moyenne. Cela dépend complètement des activités et des situations propres à chacune. Mais c’est important d’en avoir conscience, pour ne pas tomber dans une erreur classique : penser que pour gagner plus, il faut travailler plus.

On va imaginer ici que tu passes environ 50% de ton temps en mission. Si tu veux gagner plus, tu pourrais te dire : « bon je n’ai qu’à trouver plus de missions, et comme ça je facturerai plus ». Ce qui est en soi une bonne idée a priori, jusqu’à ce que tu te rendes compte que :

• soit tu n’as plus de temps pour toute la partie commerciale et marketing de ton activité, parce que tu utilises tout ton temps pour tes clients actuels. Résultat tu ne peux plus démarcher de nouveaux clients et au bout de quelques semaines/mois, quand ta mission prend fin, tu es de retour au point de départ.
• soit tu cherches absolument à tout mener de front et tu te crames. Bien sûr tu peux tenir quelques mois/années en sur-régime mais la réalité finira forcément par te rattraper. Burn-out, troubles musculo-squelettiques… les risques sont nombreux et ne devraient absolument pas être négligés !

C’est pour cette raison qu’il est indispensable de prendre en compte l’intégralité de son temps de travail total (visible + invisible) pour calculer son tarif. Autrement dit même si tu n’es payée que sur les 50% du temps passé en mission, le tarif doit être suffisant pour te permettre de vivre 100% du temps.

Bien sûr cela va être compliqué d’aller voir ton client et de lui expliquer que tu voudrais aussi lui facturer les heures où tu ne travailles pas directement pour lui… C’est là qu’on va en arriver à la notion de tarif nominal vs tarif réel :

• le tarif nominal c’est celui que tu connais déjà bien et que tu as validé avec ton client. Par exemple vous avez convenu d’un tarif à 25€ de l’heure : tu seras payée 25€ pour chaque heure passée à travailler pour ce client
• pour calculer ton tarif réel, tu vas diviser ce tarif nominal par le nombre d’heures réellement travaillées pour pouvoir réaliser cette mission. Tu vas donc prendre en compte tout le reste : le temps passé à chercher la mission, à construire un CV / un portfolio pour convaincre ton client que tu es la bonne personne pour le job, à le facturer puis à le relancer pour qu’il te paie…

En reprenant l’hypothèse que tu passes environ 50% de ton temps en mission, tu te retrouves donc avec un tarif réel de 25€/2 = 12,5€ de l’heure. C’est ce qui explique d’ailleurs pourquoi toutes les activités ne peuvent pas être facturées au même tarif nominal : plus il y a de travail « annexe » à réaliser et plus tu dois facturer cher pour compenser.

C’est là qu’on en arrive à un petit calcul très simple pour une première estimation de ton tarif minimum :

1. tu prends l’ensemble de tes besoins, tant professionnels (charges URSSAF, achat de fournitures, frais de banque, etc…) que personnels (ta rémunération attendue)
2. tu le divises par le nombre d’heures travaillées dans le mois, qu’elles soient facturées ou non. Tu peux raisonnablement partir sur une base de 160h travaillées, soit 4 semaines de 40h. Cela te donne ton tarif réel minimum
3. en fonction de la/des mission(s) que tu vas faire ce mois-ci, tu vas maintenant diviser ce tarif réel par le pourcentage d’heures facturables pour obtenir le tarif nominal minimum, celui que tu vas négocier avec ton client.

Par exemple, imaginons que tu as besoin de faire un CA de 2000€ par mois pour couvrir à la fois tes besoins personnels et tes charges professionnelles. Il te faut donc un tarif réel de 2000/160 = 12,5€. Si ta mission te permet de facturer 75% de ton temps, tu as besoin d’un tarif nominal de 12,5/0,75 = 16,67€, qu’on peut arrondir à 17€ de l’heure. A l’inverse si tu ne peux facturer que 25% de ton temps, ton tarif nominal minimum sera de 12,5/0,25 = 50€ de l’heure. Comme tu le vois, la différence est énorme, et cela alors même que tu as travaillé exactement le même nombre d’heures !

Bien sûr à ce stade ce n’est qu’un minimum, ça ne veut pas dire que tu ne peux/dois pas aller plus haut. Ca ne veut pas dire non plus que c’est la seule méthode pour être sûre de facturer au bon tarif : celui-ci va dépendre aussi de ton expérience, du type de mission, de sa durée… Mais au moins tu peux désormais t’assurer de ne pas complètement le sous-évaluer et obtenir ainsi un revenu acceptable pour couvrir tes besoins ;).